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2021.02.17

テレワークがしんどい人に足りない5つの視点|オフラインでのストレスをなくす仕事の進め方


テレワークのストレスを一気に改善する「5つのキーポイント」をご紹介します(写真:kou/PIXTA)

テレワークのストレスを一気に改善する「5つのキーポイント」をご紹介します(写真:kou/PIXTA)

1500人規模の上場企業で、売り込まずに商品を販売する独自メソッドを確立させ、143日間連続で契約を受注した」経験を持つ、営業コーチング・マーケティングコンサルタントの中尾隼人氏による連載「年収1000万円を実現する“ひとり起業術”」。エンターテインメントコンテンツのポータルサイト「アルファポリス」とのコラボにより一部をお届けする。

「アルファポリス」 ※外部サイトに遷移します

テレワークのチーム作業、オフラインのときよりも効率が落ちていませんか?

以下の中から、あなたの現在の状況で、テレワークでの問題はどのくらい当てはまるでしょうか?

・ 自分の意図が相手に伝わらなくてイライラする

・ 相手のメッセージの書き方が心無くてテンション下がる

・ 言った・言わないが起こりやすくストレスがたまる

・ プロジェクトを進めていても、今誰が作業をする番なのかわからない

・ オフラインのときよりも仕事の達成感が感じられない

もし1つでも当てはまるなら、今日はラッキーDAYかも。

今回は、企業コンサルタントとして全国の企業の業務改善をしてきた僕が、「テレワークでストレスを減らして効率を劇的に上げる方法」を紹介します。

オフラインとオンラインでは、仕事の進め方が違う

そもそも、なぜ会社で作業しているときにはうまくいっていた仕事の進め方が、テレワークになった途端に機能しなくなったのでしょう?

アルファポリスビジネス(運営:アルファポリス)の提供記事です

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この連載の記事一覧はこちら ※外部サイトに遷移します

実は、その理由はカンタン。オフラインとオンラインでは、仕事の進め方が違うからなんです。会社で相手の顔を見ながら進めてきた方法をそのままオンラインに移行しても、うまくいかないというわけ。

では、オフラインとオンラインでは何が違うのか? それはコミュニケーションの仕方。

オフラインでは、言葉・テキスト文字以外にも、相手の表情や言葉の抑揚、ジェスチャーなど、非言語の部分で意図を読み取ることができました。

でもオンラインではそうは行きません。もちろんオンラインミーティングのときは相手の表情や声も聞けるけれど、基本的には「テキスト(文字)」でのコミュニケーションが主になります。

簡単な例を出すと……、

「わかりました」

今まで、耳で聞いているときはとくに問題ない言葉でも。文字だけで書かれるとどう感じますか?

相手が怒って「わかりました」と言っているのか、笑顔で「わかりました!」と言っているのか伝わらないですよね?

年をとっている人ほど、この部分を考えずにメッセージを送りがちなので注意が必要です。

今挙げたのは、ほんの一例。とはいえ、この部分だけでもストレスを感じている人は多いはず。

今日はこのような感じでオンラインでのチームビルディングを最強にするための5つのチェックポイントを教えたいと思います。

一つひとつのチェックポイントは、すべて簡単に実践することが出来ます。簡単なのに効果絶大なので、やらなきゃ損! 

このチェックポイントは、チームを最強にするだけじゃなく、あなた自身の評価も爆上がりさせる効果があります。

それでは、一つひとつわかりやすく説明していきしょう。

テレワークを極めるための5つのチェックポイント

ポイント1:相手目線での言葉・テキスト使いをする

オンラインになると、相手への接し方は今まで以上に敬意をはらわなければいけません。顔が見えないからこそ、ジェスチャーで伝えられないからこそ、テキストでの言葉使いには気をつける必要があります。

相手をリスペクトしていない人は、当然リスペクトされません。マウントを取る人はだいたい本人が知らないところで嫌われてしまいます(苦笑)。

そうならないために、やるべきことは『書き言葉』だけじゃなく『話し言葉調』にすること。

書き言葉ってどうしても無駄がない分、感情も乗せづらいんですよね。

例えば、

1.「ありがとうございます。データ確認しました」と書くよりも

2.「ありがとうございます。無事データを確認できました」

と書くだけでも印象が好意的ですよね。

絵文字や感嘆符をつけてよい関係であれば、

3.「ありがとうございます! データ無事を確認できました^^」

だと、さらに相手の表情が想像しやすいです。

もちろん3までは出来ない環境もありますが、2ぐらいのテキスト使いでも充分感情を乗せることが出来ます。

ポイント2:タスクの優先順位で迷わない

仕事をするうえで、「スピード」はTOP3に入るくらい大事な要素。仕事のスピードがはやければはやいほど、失敗しても挽回するチャンスがうまれます。

しかしテレワークになることで、ほとんどの企業で効率が下がり、スピードが遅くなっているようです。スピードが遅くなればそれだけ売り上げは下がり、業績は悪くなるのでこのポイントはすぐにでも改善したいところ。

そこで大事になるのが、タスクの優先順位を間違えないことです。
スピードが遅くなる原因として、スタッフ個人がタスクの優先順位がうまくつけられずに、やることに圧倒されているケースが挙げられます。

優先順位をつけるときに意識したいのが「重要度が高いタスク」。
まずはこの「重要度が高いタスク」から着手すればいい……。

と言われても、一見するとどのタスクも大事だし急がなきゃいけないように見えますよね(笑)。

そこでちょっと言い方を変えると、わかりやすくなります。

「やらないと自分か相手が死ぬ可能性がある案件から着手する」

どうでしょう? ちょっと優先順位付けやすくなりませんか?

例えば、

・納期が決まっていて、やらないと多くの人に多大な迷惑がかかるタスク

・自分がメールを送らないことで、相手が作業できずに迷惑がかかるタスク

このあたりは優先順位がとくに高いですよね。

「自分から与える」マインドで

ポイント3:「求める」よりも「与える」マインドになっている

「ギバー(GIVER)」と「テイカー(TAKER)」って知っていますか?

ギバーとは

相手に与える(GIVEする)人。

自分ができることを積極的にアウトプットして相手の役に立とうとする人のことです。

テイカーとは

相手からもらう・奪う(TAKEする)人。

自分を満たしてほしい! 周りから何かをしてもらいたい! みたいに常に相手から取る(奪う)マインドが先行する人のことです。

「自分の意図をちゃんと理解してほしい」

「もっとちゃんと指示してほしい」

「よくしてくれないなら、こっちもやる気は出さない!」

と、周りに“先払い”を求めるテイカーは、生活する日銭は稼げるかもしれませんが、もっと大事な「信頼」が得られずに、最終的に人もお金も離れていってしまいます。

テレワークこそギバーの精神で「まずは自分から与える」マインドで接することでめちゃくちゃいい印象を与えることが出来ます。

ポイント4:簡単な言葉でコミュニケーションをする

テレワークにおいて、メッセージの内容や指示が小難しいと意図がまったく伝わらず、プロジェクト全体の納期が遅れてしまったりなど、トラブルの原因になります。

実は、相手に伝わらない横文字や専門用語は、あなたの自尊心を満たすだけで、プロジェクトや仕事の障害にしかなりません。

相手の顔が見えづらいからこそ、気取った横文字などは使用せず、子どもでも解るような簡単な言葉遣いを意識しましょう。

一つひとつを小さなステップのタスクに

ポイント5:役割が明確だとタスクがわかりやすい

タスクという言葉が何回か出てきましたが、そもそも言われても「結局何から着手すればいいの?」と行動に移せないタスクは、タスクとは言えません。

とくに「俺の背中を見て仕事を覚えろ」的なスタイルの上司のもとでは、テレワークではまったく役に立ちませんよね。

「お寿司の修行」なんかがいい例です。

「飯炊きで3年、握りで8年」なんて言われてきた修行期間。しかし寿司職人の専門学校が出来てからは、実は数カ月でひととおりはこなせるようになることが証明されました。

それと同じで、仕事もわかりやすく一つひとつを小さなステップのタスクにすることが大事なんです。

そうすることで、テレワークでも最短距離で誰もが能力を発揮できるチームが出来上がります。

やることが明確なタスクであれば、それだけ達成感を得やすいので、オンラインで相手の顔が見えなくてもモチベーションも高く保つことが出来ます。

さあ、あなたも今日から、ここで紹介した5つのポイントを意識してみてください。きっとテレワークがストレスのない方向に改善されるはずです。

記事画像

【あわせて読みたい】※外部サイトに遷移します

日本人の「給料安すぎ問題」の意外すぎる悪影響

コロナで爆増「マウンティングおじさん」の実態

緊急事態なのに通勤させられる人々が抱く危難

提供元:テレワークがしんどい人に足りない5つの視点|東洋経済オンライン

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