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2021.01.26

仕事のできない人は文章の「型」がわかってない|書くのが苦手で遅いと悩んでいる人への処方箋


「文章を書くのが苦手」は思い込み! 短時間でわかりやすい文章を書く2つの秘訣を伝授します(写真:buritora/PIXTA)

「文章を書くのが苦手」は思い込み! 短時間でわかりやすい文章を書く2つの秘訣を伝授します(写真:buritora/PIXTA)

企画書や提案書、報告書や日報、プレゼン資料、あるいはメールやチャットなど、仕事で文章を書かなければいけない機会は多くあります。

一方で、「書くのが遅い」「とにかく苦手」「なるべくなら書かずに済ませたい」という方もいるのではないでしょうか。

『「文章術のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた。』の著者の1人、藤吉豊さんが、100冊の書籍に書かれてあった内容をもとに、「文章が苦手」「速く上手に書きたい」という人に、「伝わる文章」をスピーディに書くためのコツを解説します。

『「文章術のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた。』 クリックすると、アマゾンのサイトにジャンプします

とにかく速く書くためには?

文章には書き手の個性が強く出ることもあって、書く技術は職人的なものだと思われがちです。

ですが実際は、小説家たちの個性的な文章ですら、「共通のノウハウ」が意外に多くあります。「共通のノウハウ」とは、ライターのAさんも、作家のBさんも、ジャーナリストのCさんも、編集者のDさんも大切だと思っているコツのことです。

「誰でも、速く、上手な文章を書く」ための「共通ノウハウ」の中から、特に文章に苦手意識を持っている方に向けて、

「最短時間でわかりやすい文章を書くための2つのコツ」

を紹介します。

【最短時間でわかりやすい文章を書くための2つのコツ】

・「型」にあてはめる

・接続詞は「2段階」で使う

「とにかく自分は、書くのが苦手」

「書き出しで手が止まってしまって、最初の言葉を書くのに10分も20分もかかってしまう」

そんな方にオススメしたいのが、「文章を“型”にあてはめて書く」ことです。

「型」とは、「書き出しから書き終わりまでのパターン」です。

僕たちがチェックした100冊のうち、約40%の本に、

「文章は、型にあてはめて書きなさい」

と記されていました。

スタイル、フォーマット、テンプレートなど、さまざまな呼び方はありますが、文章のプロの多くが「型」を大切にしています。

型を使うメリットは、次の6つに集約できます。

1 どの内容を、どの順番で書けばいいのか迷わない

2 書くスピードが速くなる

3 文章の流れが良くなる

4 情報の過不足がなくなる

5 論理展開が破綻しにくい

6 結論がはっきりする

頭の中に浮かんだことを浮かんだ順番で書くより、型に合わせて書いたほうが、伝わりやすい文章になります。

「文章のプロの多くが使っている型」はいくつかありますが、今回はその中から、あらゆるビジネスシーンで使える

「逆三角形型」

をご紹介しましょう。

「逆三角形型」で「結論」から書く

・逆三角形型……「(1)結論 (2)説明(経緯など) (3)補足(個人の意見など)」の順に書く。

新聞記事、ビジネス文書、実用文向き。

この型の基本は、

「結論→説明」
です。

出来事の流れに沿って書くのではなく、「一番伝えたいこと」 (=読者が知りたいこと)を最初に書きます。

次に結論に至った経緯、理由、根拠、補足事項を説明します。

たとえば、会議の報告書を「逆三角形型」で書くと、次のような文章になります。

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【例文】
今期は、プランAを採用し、プランBについては来期に見送ることにします。

そもそもプランAは、当社のメインストリームである○○の事業に関連するもので、今期、収益化するための道筋がすでに立っております。

一方プランBは、新しい××という技術をもとにしたもので、販路拡大の可能性はあるものの、調査が追いついていないという問題がありました。

そこで、昨年12月末に各部の長で検討したところ、プランBについては時期尚早であると決定した次第です。

ただし、この決定に関して、△△部長は「プランBについては、来期の採用に向けて、なおいっそう調査を進める」とおっしゃっていました。
-----

簡単な報告書の一例ですが、この報告書を読んだ人は、真っ先に大事な情報(プランAが採用になり、プランBは延期になったという結論)を知ることができます。

途中で読むのを止めても、最低限の情報は共有されます。

書き手側も、「結論→説明→補足」の順番を意識して書いていけばいいので、必要な情報を端的に伝えることが可能です。

「文章が苦手」と思っている方の多くは、「わかりやすく書こう」という思いから、時系列で書いてしまったり、「プランA」や「プランB」の内容やいきさつなどを最初に記したりして、かえって読み手に伝わらない文章にしてしまいがちです。

型は、誰もが再現できるように一般化された知識です。型を身につけ、それに従って書くだけで、誰でもスピーディに「わかりやすい文章」 が書けるようになります。

文章が苦手という方にオススメしたい2つめのコツは、接続詞は「2段階」で使う――つまり、「とにかく一気に書いて、あとから不要な接続詞を削る」です。

文章術のベストセラー100冊の中には、「接続詞」について説いた本が20冊以上ありました。

接続詞は、文章の論理展開をはっきりさせ、わかりやすい文章を書くために、とても便利な言葉です。

【接続詞を多用するメリット】

・接続詞で文をつなぐことで、論理展開を意識しながら書くことができる

・接続詞を使ったほうが、論理が破綻しにくくなる

・接続詞のあとの文を強調できるため、伝えたいことが明確になる

一方で、「接続詞はなるべく少なくすべき」と主張する方もいます。

接続詞を多用すると、

・文章の流れがさえぎられる

・まどろっこしい印象を与える

・堅苦しさにつながる

からです。

書き慣れていない人は、

・最初は、論理展開が破綻しないように、接続詞を気にせずに書く

・読み直したときに、「なくても意味が通じるな」と思った接続詞は削除する

ようにしてみてください。例文を見てみましょう。

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【例文】
1月15日(金)に、全社説明会が開催され、今年はプロジェクトBに力を入れるとの話がありました。

説明会では、まず社長が登壇し、前年の業績と、そして今年の予算についての説明がありました。

その話によると、前年はプロジェクトAの成長が140%と好調で、その結果、業績は昨対110%となったそうです。しかし、プロジェクトAのような○○を顧客とする事業の成長は例外的であり、そのため、今年はプロジェクトAではなく、Bのほうに力を入れるとのことです。……
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必要のない接続詞を削ってみると?

この文章を見直し、必要のない接続詞(や、役割の似た言葉)を削ると次のようになります。

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【例文】
1月15日(金)に、全社説明会が開催され、今年はプロジェクトBに力を入れるとの話がありました。

説明会ではまず社長が登壇し、前年の業績と、今年の予算についての説明がありました。

前年はプロジェクトAの成長が140%と好調で、業績は昨対110%となったそうです。

しかし、プロジェクトAのような○○を顧客とする事業の成長は例外的であり、今年はBに力を入れるとのことです。……
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文章を接続する言葉を見直しただけで、ずいぶんスッキリと読みやすくなったはずです。

接続詞を削ってもよいか見分けるポイントは、大きく「2つ」あります。

(1)順接は削り、逆接(前の文と逆のことを言うとき)は残す

例文でいえば、最後の文の「しかし」が逆接にあたります。逆接の接続詞は、「次の文では、前の文とは違うことを言いますよ」という予告になるため、削ると文意が伝わりにくくなります。

一方、「そして」「その結果」など、順接の接続詞の多くは、なくても文意が伝わります。

『「文章術のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた。』(日経BP社)

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順接の接続詞は、文章を書く際には「次の内容を導くナビゲーター」の役割を果たし、スピードアップに貢献してくれます。しかし、読み手にとっては「なくても意味が伝わる」「ないほうが、すらすら読める」ものも多いのです。

そのため、接続詞を多用して一気に書き、書き終わったら順接の接続詞を削ると、スピーディに読みやすい文章を書くことができます。

(2)削るかどうか迷ったら、残す

ただし、削りすぎて論理関係がわからなくなってしまっては、元も子もありません。

「削ったら文章がわかりにくくなるかも」と思ったら、順接の接続詞であっても、「残す」ようにしましょう。

「文章の苦手意識は思い込み」と断言できる理由

・型に則って、一気に書き上げる。

・書いた文章から、不必要な接続詞を削る。

この2つのステップを意識するだけで、誰でも、わかりやすい文章をスピーディに書くことができます。

僕たちが、セミナー等で「型とは何か」を簡単に説明するだけで、ほとんどの方がブログのような「テーマを自分で決めなければいけない」「長い」文章を書きあげることができます。

ビジネス文章を書く場合「何を書くか」(テーマ)は決まっていると思います。テーマが決まっていれば、あとは型に則って書いて、最後に接続詞を削る。それだけで、わかりやすい文章が書けるようになります。

記事画像

【あわせて読みたい】※外部サイトに遷移します

仕事のできない人はメールの文面がイケてない

仕事のできない人は相手の話を聞く力がない

仕事ができる人か一発でわかる「3つの質問」

提供元:仕事のできない人は文章の「型」がわかってない|東洋経済オンライン

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