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『8分の集中』でデスクワークを効率的にこなす7つの秘訣とは（写真：zak／PIXTA）

テクノロジー、政治、経済、社会、ライフスタイルなど幅広い分野の情報を発信し、日本のインターネット論壇で注目を集める佐々木俊尚氏。
「ノマドワーキング」「キュレーション」などの言葉を広めたことでも知られ、2006年には国内の著名なブロガーを選出する「アルファブロガー・アワード」も受賞している。
その佐々木氏が、このたび、『現代病「集中できない」を知力に変える 読む力 最新スキル大全』を上梓した。
「ネット記事」「SNS」「書籍」などから、「読むべき」記事をいかに収集し、情報を整理し、発信していくか、自身が日々実践している「新しい時代の読み方」の全ノウハウを初めて公開した1冊で、発売後たちまち4万部を超えるベストセラーになっている。
そんな佐々木氏が「『8分の集中』でデスクワークを効率的にこなす7つの秘訣」について解説する。

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「短い集中を積み重ねる」私の仕事術

コロナ以後、定着しつつあるリモートワークだが、みなさんのなかにも、在宅で仕事をする人が以前より増えたことと思う。

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そんな人からよく聞く悩みが、「目の前にあるいろいろな仕事を、どのような順序でこなしていったらよいかわからない」「雑務に追われるうちに、『大事な仕事に集中して取り組む時間』が確保できなくなってしまう」といったものである。

私は自宅を仕事部屋とし、ジャーナリストとして、さまざまな記事を執筆している。

そのためには、日々、世の中で起こっていることをインターネットで情報収集することも欠かせないし、執筆のために読書するのも大事な仕事である。その一方で、メールチェックしたり、請求書を作成したりといった雑務もこなさなくてはならない。

長年、続けるうちに、これらの「さまざまな仕事をいかに効率よくこなすか」を追求するようになり、「やるべき仕事を、短い時間に細かく振り分ける」という自分なりの方法にたどりついた。

「集中力が続かない」ことを多くの人が悩んでいるが、そもそも、好きな作業でもなければ、たったひとつのタスクに1時間集中できるという人は少ないのではないか。少なくとも私は「30分でも無理」だ。

したがって、私の仕事術は「集中力が続かない」を前提としている。どんな仕事も、いきなり30分も1時間も集中しようと思わず、「8分の集中」でさまざまな仕事を交互にこなしていくのである。その具体的な方法を解説しよう。

「やるべき仕事」を「短い時間」に細かく振り分けていくために、「それぞれの仕事の性質」を見極めて「棚卸し」をするのがスタートだ。

【1】「やるべき仕事」のリストを作る

まずは、自分が日々やっているデスクワークをリストアップしていく。たとえば、ジャーナリストである私の毎日の仕事は、次のようになる。

【毎日の仕事】

（１）情報を収集する
（２）書籍や資料を読む
（３）「企画や構成案、プレゼン資料などさまざまなドキュメントを作成する
（４）原稿を書く
（５）請求書作成や支払い、メールチェックなどの雑務
（６）息抜き

「自分が日々、パソコンに向き合って何をしているのか」を考えてみると、案外、「余計なこと」もしていることに気づく。ツイッターのタイムラインを眺めたり、そこで拾ったユーチューブの動画を見たり。
これらはたんなる息抜きだが、無視してはいけない。「息抜き」もちゃんとリストに入れておくのだ。

カテゴリーごとに「重い」「軽い」を見極める

【2】「重いタスク」と「軽いタスク」に分ける

次に大事なポイントは、「棚卸し」した仕事をさらに「重いタスク」と「軽いタスク」に分けることだ。これを区別し、組み合わせながらこなしていくのが、仕事効率化のカギとなる。

たとえば「①情報を収集する」という仕事は、さらに次の4つに分けられる。

【（１）－1】記事の見出しチェックと「ポケット（あとで読むためのアプリ）」への保存
【（１）－2】「軽い記事」を読む
【（１）－3】「重い記事」を読む
【（１）－4】動画を視聴する

ここで、「（１）－3『重い記事』を読む」は「重いタスク」に、それ以外の3つは「軽いタスク」に振り分けられる。

【3】「軽いタスク」からスタートする

「重いタスク」と「軽いタスク」に分けたのは、これらを交互にやるほうが集中力を無理なく保てるからである。

ずっと「重いタスク」を続けていると、疲れがマックスに高まってしまうし、そもそも集中力がそんなに続かない。逆に、気軽にできる「軽いタスク」ばかりやっていると、「重いタスク」が後回しになってしまい、結局あとで「重いタスク」をまとめてやらなければならなくなってしまう。だから、これらを交互におこなうのが大切だ。

仕事の最初は、誰もが気が重い。だから、まず気軽に「軽いタスク」からスタートし、次に「重いタスク」に移るのがいい。その点を押さえておこう。

【4】2つの「作業効率化ツール」を用意する

この仕事術を実践するために、用意すべきツールが2つある。ひとつは、「時間を計測するツール」だ。スマホのアプリで十分で、私は「リストタイマー（List Timer）」という国産の無料アプリを愛用している。

もうひとつは、やるべきタスクを一覧できる「タスクリスト」や「リマインダー」と呼ばれるアプリで、私が使っているのは「マイクロソフト トゥドゥ」である。毎日の仕事始めに「今後の予定」から「今日の予定」をリストアップし、インターバルをくり返しながら、タスクを同時並行で消化していく。

タスクがひとつ終了したら、チェックボックスをクリックして完了させる。このときの「ピン！」という音が気持ちよく、「リセット感」と「ご褒美感」が味わえるのである。

1日の始まりは「まず3分程度」、徐々に延ばしていく

【5】「最適なインターバル」を割り当てる

ここで、それぞれのインターバル、つまり「集中時間の間隔」をどう設定するかが、大変重要なポイントになる。

インターバルを長くすると、じっくりとひとつの作業に取り組みやすいが、集中力は途切れがちになる。逆に、インターバルを短くすれば、集中力が足りなくても、次々に作業を切り替えて気分転換できるから、全体の仕事量は増やせるようになる。

なお、「最適なインターバル」は、人によって異なり、その日の「体調」や「気分」によっても異なるので、その時々に応じて伸び縮みさせるのがいい。

私はこれまで試した結果として、1日の始まりには「まず3分程度」に設定しておくのがいい。それでちゃんと集中力が続くようなら、「5分」「8分」「10分」「15分」と延ばしていく。私のマックスは「15分」くらいのことが多い。

自分がどのくらいの時間、仕事に集中できるのかを把握したら、それぞれのタスクにインターバルを割り当てていく。

【6】「8分の集中」に設定するのがベター

「軽いタスク」なら15分はもつが、「重いタスク」だと8分しかもたない、そんな場合はどうするか？

ここで、インターバルをいちいち変更しながら仕事を進めると、その設定に気がとられ、逆に散漫になってしまうのでおすすめしない。だから、この場合には「いちばん重いタスク」に合わせて「インターバルは8分」にする。

「軽いタスク」のほうは15分もつので物足りなく感じるかもしれない。しかし、「長くやりすぎて途中で気が散ってしまう」よりも「短くやって物足りない」ほうが、間違いなくベターである。

実際にやってみるとわかるが、うまく気分が乗ってきた仕事を「途中でぶった切られる」と、飢餓感が起こる。この飢餓感こそ大事なのだ。

「もう少しやりたい」という気持ちが残っているからこそ、次のインターバルがやってきたときに、「よし、やるぞ！」と容易に気持ちを盛り上げられる。

【7】「飢餓感」が「舞い降り」を生み出す

さらに大事なのは、この飢餓感が、ある種の「フック」「引っかかり」となってくれることだ。

別の作業をしているときや息抜きのときなどに、ふっと思考のなかに戻ってきてくれ、その瞬間に、ほかの出来事や体験、別の「概念」と突然、結びついて、新しいアイデアや理解を生むことがある。

全体で「こなせる量」が増え、「仕事の質」も上がる！

逆に、飢餓感が起こらず、「もうこの仕事うんざりだ」という飽和感ばかりだと、どうなるか。本来はいろいろな作業をやらなければならないのに、やっかいなひとつの作業にかかりきりになってしまって、考えが行き詰まってしまったり、ほかのことがおざなりになってしまったりする。

だから、もう少しできそうであっても、「8分の集中」を積み重ねて、「飢餓感」を大事にしつつ、気分を刷新しつづけながら、次々仕事をこなしていくほうが絶対に効率がいいし、「舞い降り」もやってきやすいのだ。

みなさんも「8分の集中」を積み重ねながら、「重いタスク」と「軽いタスク」を交互にこなしてみてほしい。

ちょっと気が重い日でも、気がつけば、目の前の仕事がみるみる片付き、しかも、ひとつひとつの仕事の質はぐんと高くなっているはずである。

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提供元：｢8分の集中｣で仕事をぐんと効率化！超簡単7秘訣｜東洋経済オンライン

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