2020.03.25
スマホで｢在宅業務｣を進めるのに役立つアプリ｜ スキャナーがなくても書類をPDFにして送付
筆者が実施している、在宅で業務を進めるためのノウハウを紹介する（写真：USSIE／PIXTA）
新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、政府からも2月25日にテレワークを推奨する方針が発表されたことから、在宅勤務の導入がさまざまな企業で進んでいる。
全社的な在宅勤務指示が出ている企業も一部あり、これまで在宅勤務が導入されていなかった職務の従業員が慣れないテレワークにとまどう様子もうかがえる。
IT企業各社はさまざまなソリューションを提供
この機会にテレワーク環境を整えようという動きもあり、IT企業各社はさまざまなソリューションを提供している。
例えばマイクロソフトは「セキュア リモートワーク相談窓口」を無料で開設し、Office 365 E1（デスクトップ版アプリを含まないクラウドサービスで、オンラインでの共同作業を支援するストレージサービスや、オンライン会議や予定共有など共同作業用ツールをまとめたMicrosoft Teamsなどが含まれる）を半年間無料で提供するなどのサービスを始めている。
こうした動きには、クラウド系オフィスアプリケーションの各企業も反応しており、NEO JAPANは共同作業をサポートするアプリケーション群のdesknet's NEO、ビジネス専用チャットのChatLuckクラウドを、それぞれ6月末まで無償提供している。
またテレワーク研修を実施するEmpowered JAPANは「Empowered JAPAN 緊急ウェブセミナー特設サイト」を開設し、これまでテレワークを導入していなかった、あるいは環境を整えながらも実施できなかった企業に無料オンラインセミナーが提供されるなど、業界を挙げての支援体制が整いつつある。
急速にテレワーク支援の環境が広がる中、あまりに急な動きで通信環境や機材がそろっていないという方も多いだろう。
そこで、まずは手元にある機器を用いて、在宅で業務を進めるためのいくつかのノウハウを紹介することにしたい。いずれもふだんから自宅書斎での業務が多い筆者が使うiPhone、iPadなどのTipsだが、参考になれば幸いだ。多くのTipsはAndroidでも実装され、あるいはアプリなどで提供されている場合もある。
いまだに紙の資料は多く存在するものだが、テレワークでは文書交換はよほどのことがない限り“電子的に”行う。少なくとも筆者のような個人事業主は、出版社や各種企業とメールやメッセンジャー、LINEなどで送受信することが多いが、意外に困るのが紙ベースの文書を送ることだろう。
オフィスなら複合機でスキャンすれば問題ないが、自宅にはないという方がほとんどのはず。かといってスキャンだけのためにコンビニに行くのは手間だ。
筆者宅にはスキャナーもあるが、手早く済ませたい場合には、以前からマイクロソフトのOffice Lensを用いてきた。これはプロジェクターで投射されたスライドや手元にある文書をスマホのカメラで撮影し、長方形に整えてPDFやJPEGとして出力するアプリだ。iOS、Android両方にあり、無料で利用できる。
実際にiPhoneの「メモ」で書類をスキャンした画像（筆者撮影）
取材先のプレゼンテーションを文書化するためにOffice Lensをよく使ってきたが、iOSに統合されている文書スキャン機能は、さらに切り抜きやスキャンした画像の処理性能が向上している。出先で文書スキャンが必要な際などに活用しているが、自宅にスキャナがない場合には積極的に活用したい。
アプリの「メモ」を起動し、カメラボタンをタップするとカメラが起動するので、あとは必要な文書を撮影するだけ。複数ページの場合は、何枚かを続けて撮影すればいいだけだ。
これでメモには撮影した写真に写っている書類が整形され、複数ページの場合も1つのPDFにまとめて挿入される。このファイルを「ファイルに保存」すればPDFとして扱うことも可能だ。
取材先のプレゼンテーションを文書化するためにOffice Lensをよく使ってきたが、iOSに統合されている文書スキャン機能は、さらに切り抜きやスキャンした画像の処理性能が向上している。出先で文書スキャンが必要な際などに活用しているが、自宅にスキャナがない場合には積極的に活用したい。
iOSに統合されている文書スキャン機能 ※外部サイトに遷移します
アプリの「メモ」を起動し、カメラボタンをタップするとカメラが起動するので、あとは必要な文書を撮影するだけ。複数ページの場合は、何枚かを続けて撮影すればいいだけだ。
これでメモには撮影した写真に写っている書類が整形され、複数ページの場合も1つのPDFにまとめて挿入される。このファイルを「ファイルに保存」すればPDFとして扱うことも可能だ。
MacでメールにiPhoneからスキャンした文書を添付したところ（筆者撮影）
経験上、文書の四辺検出や画像処理の品質はOffice Lensをはじめとする、文書スキャンアプリよりも、iOS内蔵機能のほうが高い。iPhoneやiPad、あるいはiPod Touchでも利用できるのでお試しあれ。
そしてこの機能、実はMacのユーザーならば、Mac上のアプリケーションからも利用できる。例えば「Mail」のメッセージ作成画面で右クリック。ポップアップメニュー内の「iPhoneまたはiPadから読み込む」を選び、その中から「写真を撮る」で接続した機器の写真を、「書類をスキャン」でPDFを、それぞれiPhone、iPadの内蔵カメラから得られる。
iCloudを使って文書情報をリアルタイムに共有
企業としてGoogle DocsやMicrosoft SharePoint、Slackなどを導入していなくても、iOSユーザー間なら、グループでの書類の共有にはiCloudを使うことでセキュアな共同作業を行える。
また、iOS内蔵のメモや無料で使えるPages、Numbers、Keynoteは共有／共同作業を指定することで実に簡単に、リアルタイムの共同作業を行える。
筆者の場合、メモに要点を書き出しておいて音声チャットをしながら、メモを共有。そこに互いのアイデアを書き込んでいくというスタイルでリモートの打ち合わせを行ったりしている。
もちろん、Google Docを通じてならばプラットフォームを意識せずに使えるが、iOSとMacだけならばiCloudのほうが楽に連携できる。一緒に仕事をしている相手次第だが、試してみる価値はある。
意外に見落としがちなのが、Apple IDを通じた異なるデバイス間での連係機能だ。チームでの共同作業というわけではないが、自宅のMacで作業途中だったことを出先のiPhoneで引き継ぐといったことができる。
在宅勤務中の間でも、たまに出社しなければいけないといったとき、作業途中のまま出かけてしまったなんてことは今後、出てくるのではないだろうか。筆者の場合、書きかけのメールや調べ物をしている途中だったウェブページを、出先のiPhoneで確認したいときに利用している。
勤務先の企業がビジネス用のオンラインビデオチャットサービスを導入していないなら、グループFaceTimeは有益な機能だ。
FaceTimeは、話者同士の接続を仲介するものの、通信そのものはサーバーなどを介さず、端末間の暗号通信のみで行われる。このため、複数の話者が参加するビデオ会議でも安全に行えるというのがアップルの主張だ。
Officeのモバイル版とオンライン版を活用しよう
マイクロソフトOfficeはOffice 365のライセンスを持っていなくとも、モバイル版は利用可能だ。またパソコン上であっても、機能は限定されるもののウェブブラウザ版を使ってOneDrive経由でオンライン版のOfficeを使った共同作業には参加できる。
何が何でもOfficeを使わねば……という気持ちを捨ててオンライン版やモバイル向けのOfficeを使ってみると、閲覧やちょっとした修正には充分なことも多い。筆者自身、出先でモバイルOfficeを使って作業をすることもある。
オフィスと在宅、あるいはカフェでの勤務で、筆者が最も“違う”と感じてるのは、仕事に集中する環境にあるかどうかだ。
同じ空間にいるすべての人が“仕事に向かっている”のであれば仕事に集中できても、家族とともにいると、なかなか集中できないなんてこともあるだろう。慣れない中ではなおさらだ。
わざわざ出費するかどうかは個人の判断だが、筆者にとってはノイズキャンセル機能を持つヘッドフォンやイヤホンは、仕事を効率的に進めるうえでの必須ツールになっている。ソニーのWH-1000XM3、WF-1000XM3、アップルAirPods Proなどをこの機に試してみてはいかがだろう。
また本来の使い方ではないが、スマートフォンの通知を一定時間帯にオフにする機能（iOSの場合は“おやすみモード”）の活用を勧めたい。本来はプライベートな時間帯に仕事関連の通知オフにして、睡眠を妨げないようにするためのものだが、筆者は集中して仕事をしたい時間帯に設定し、連絡を絶って記事を書くようにしている。お試しあれ。
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提供元：スマホで｢在宅業務｣を進めるのに役立つアプリ｜東洋経済オンライン
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