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2019.04.02

部下の「評価」に悩む人に教えたい4つの極意|傷つけずにモチベーションを上げるには


部下は上司からのフィードバックを待っているが、部下を評価することに恐怖心を感じている人もいるのでは?(写真:ふじよ/PIXTA)

部下は上司からのフィードバックを待っているが、部下を評価することに恐怖心を感じている人もいるのでは?(写真:ふじよ/PIXTA)

部下を持つ人にとって難しいタスクの1つは、「部下の評価」ではないでしょうか。その評価やフィードバック1つで部下のやる気が変わるとなればなおさらです。そこで今回は、人材開発支援会社のコーナーストーンオンデマンドのジェフ・ミラー氏が、部下にフィードバックをする際の4つのステップを紹介します。

部下は上司からのフィードバックを待っている

私が初めて管理職になったとき、なかなか成果が上げられないでいる部下が1人いました。成績が振るわないうえ、朝は遅刻するし、デスクで居眠りしていることもありました。しかし、解雇を告げたときに彼から言われたことが、その後ずっと頭から離れませんでした。「自分ができの悪い社員だということはわかっていますが、僕だって真剣に頑張ってみたこともあったんです。あなたには一度も気づいてもらえませんでしたが」。

心理学ではこれを「教師期待効果(Sustaining expectations effect)」と呼びます。もともと教育現場から生まれた言葉で、教師は生徒の行動の変化を評価するよりも、教師自身の期待に基づいて生徒の行動に反応しがちであることが研究によって示されています。例えば、日ごろ態度の悪い生徒がよい態度を見せたときでも教師はそれに気づきにくく、その場合、生徒はまたもとの態度に戻ってしまいます。

このような部下との経験が、部下の言動についてつねにフィードバックを行うことの大切さを教えてくれました。事実、ギャラップ社の調査によれば、従業員の98%が、上司からのフィードバックが限定的、もしくはまったくない場合、仕事へのエンゲージメントが低下すると答えています。

しかしさまざまな理由から、フィードバックを与えることは決して簡単なことではありません。相手を怒らせてしまうのではないか、という心配もあるでしょう。私の場合、新米の上司だったので、部下に自分のフィードバックが受け入れてもらえるかどうかが心配だったのです。

それ以来、私はどのように話せば部下を傷つけたり不満を持ったりさせることなく、自信をつけさせて目標を達成できるようなフィードバックが与えられるのかを模索してきました。以下にフィードバックを行う際の4つのステップを紹介しましょう。

(1). 自分の目でしっかりと観察する

よいフィードバックを与えるための最初のルールはいたってシンプルです。自分が見たり聞いたりしたことについてしか、フィードバックできないということです。誰かから部下の問題を訴えられたとしても、すぐにその部下に意見するようなことをしてはいけません。そのかわり、あなた自身でその部下をもっとじっくりと観察してください。

観察する際は、客観性を保つことを忘れてはなりません。個人的なバイアスのかかったフィードバックは個人攻撃につながります。例えば、もし私が部下の1人の勤務態度が悪いという話を聞いて、その人のデスクが乱雑になっているのを見れば、それをだらしなさの表れだと受け取るでしょう。

しかし、そもそも几帳面であることがいいことだという見方自体が偏っているかもしれず、実際にはその部下は片付ける暇もないほど忙しいのかもしれません。あるいは散らかっていたほうが、仕事がはかどるタイプかもしれないのです。

客観的であり続けるために、その人の基準に照らして仕事に支障が出ているかどうか、どのように仕事に影響しているかどうか、という点に注目するようにしています。そうすればその人の仕事ぶりに関しての具体的な問題点を見いだすことができ、それについて客観的で協調的な話し合いをすることができます。

「誰のため」にフィードバックをするのか

(2). フィードバックを与える前に3つの自問をする

観察してフィードバックを提供する前の、「台無しにする前に立ち止まって見る」段階を、私は次のステップと呼びたいと思います。私が気づいたのは、上司の側にフィードバックを行うための準備ができていないことが多く、会話が漠然としてしまうため、部下に自信を失わせてしまうことが多いという点です。そうならないように、少し時間をとって次のようなことを自問してみましょう。

・自分がどのような点を変えてほしいと思っているのか、特定できているでしょうか。もし特定できていれば、それを伝える具体的な言葉を考えましょう。「今日のミーティングではやる気がなかったようだね」というような言い方でははっきりしません。その代わりに、(客観的な)事実を取り上げましょう。

「いつもだったら会話に参加するのに、今日のミーティングでは話に加わっていなかったので、身が入っていなかったように見えた」という言い方をすれば、部下には上司が自分のどのような言動について話をしているのか、どう改めればよいのかがわかります。

・ここ数週間や数カ月に、その部下は職場でどのようなことを経験してきたでしょうか?言動は唐突に起こるのものではなく、必ず、何かしら関係する理由があります。何か配慮すべき状況(家族の問題、チーム編成の大幅な変更など)があるかもしれません。

・自分は誰のニーズを満たすためにフィードバックを行おうとしているのでしょうか? フィードバックしなければならないと思うことのすべてが、部下のためではないかもしれません。時には、不満からフィードバックの衝動にかられることもあります。その違いはなかなか見分けにくい場合もあるため、そんなときには信頼できる同僚に意見を求めましょう。

(3). フィードバックを与える前に部下との信頼を築く

ステップ1と2が済めばフィードバックを与える準備が整います。それでもまだ、その部下との間でよい関係が築けていない場合は特に、気の重い仕事になるかもしれません。同様に、非常に親密な関係にある誰かにフィードバックを与えることも難しいものです。こういう場合、まず会話の中で信頼関係を築くことから始めましょう。

例えば、私は友人の上司という立場に置かれることになったことで、かなりの緊張感が生まれ、信頼関係にも溝が生じました。彼は私の権限や、自分への支援に関心を持っているかどうかに疑念を抱いていました。風向きを変えてくれたのは、フィードバックを行う際に、彼の目指すゴールのために私が投資する姿勢を見せたことでした。

部下と一緒にゴールを設定する

私は、「これが私のフィードバックだ」という代わりに、「君が昇進を願っていることは知っている。そのゴールを達成するために、私からのいくつかのフィードバックを聞く機会を設けさせてほしい」と言ったのです。こうして信頼を築いてよい話し合いを行うことができ、最終的に2人の関係も修復できました。その後、彼は昇進して自分の部下を持つことになりました。

(4). 実行可能な明確なステップを設定する

フィードバックは与えて終わりではありません。「これがあなたのやったことで、これが私のやってほしいことだ」と伝えるよりも、成長のためのさまざまな選択肢について話し合い、実行のための明確なステップを設定しましょう。

「どんなことができると思うか」という問いかけをして、「あなたはどんなことにコミットできるのか、それについて私と一緒に、いつフォローアップできると思うか」という質問をしてみましょう。このように、あなたが部下と一緒にゴールを設定していけば、フィードバックを与えた相手の了承を得ることができます。この部下がこのうちのいくつかを成し遂げたときには、それを評価し、祝福しましょう。

従業員の大半は、上司からもっとフィードバックが欲しいと考えています。上司としては、確実に一貫したフィードバックを行い、ここに挙げたステップに従うことで、部下のパフォーマンスについてより生産的な話し合いが行えるようになるはずです。

そうすれば実際に改善が見られ始めるでしょう。実際、こうしたフィードバックのプロセスを1、2度繰り返せば、上司の側から切り出さなくても、部下のほうからフィードバックを求めるようになるかもしれません。

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提供元:部下の「評価」に悩む人に教えたい4つの極意|東洋経済オンライン

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