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2018.09.19

部下との会話が噛み合わない人は何がダメか|本当に必要な「4つの承認」ができていない


部下と一対一で話ができていますか?(写真:ふじよ / PIXTA)

部下と一対一で話ができていますか?(写真:ふじよ / PIXTA)

今、世界中で注目を集めている1on1ミーティング。日本でも、取り組む企業が増えてきましたが、いきなり部下と一対一で話をしろと言われても、ハードルが高すぎると感じる上司も少なくないのでは。「マニュアルどおりにやっているのに会話が盛り上がらない」と悩む人々のために、これまで1万人以上のリーダーの部下育成に関する悩みを解決してきた大平信孝氏が、1on1に有効な“4つの「承認」”をレクチャーします。「俺は対話が得意だから大丈夫」という上司もぜひチェックを。もしかしたらその自信、ただの独りよがりかもしれません――。

うわべだけの「機能しない会話」をしていませんか?

アメリカ発祥の、上司と部下とのコミュニケーション1on1。信頼関係を築き、部下の現状や考えを把握し、課題の解決を図り、モチベーションをアップさせるといった効果が得られるこの人材マネジメント手法は、徐々に日本でも取り入れられるようになってきました。

きちんと行えば、業績アップや、優秀人材の「ビックリ退社」防止といった大きな成果につながるものですが、ただマニュアルや台本どおりに会話を進める、カタチだけの1on1では、ほとんど効果が得られないどころか、逆効果になることも。

たとえば、あなたと部下の関係は、次のような状態になっていませんか?

・権威や肩書を根拠に、一方的に指示や命令をする
・部下のためを思ってしたアドバイスが、部下のモチベーションを下げる
・指示だけしかしない上司と、納得も理解もしていないのに、とりあえず「はい」と応じる部下
・プライベートな質問をしても、「YES・NO」の答えだけで会話が終わってしまい、話が広がらない
・信頼関係構築のために雑談しているつもりの上司と、それを無駄話、迷惑ととらえる部下

こうした、うわべだけ取り繕った「機能しない会話」では、形式上は会話として成立していますが、その本質は「単語」をやり取りしているだけです。思い当たる方もいるのではないでしょうか。

会話が機能しない要因を分析すると、主に、次の3つが挙げられます。

(1) 「相手の興味・関心」に関心がない
(2) 共通点を見つけていない
(3) できていることを「承認」していない

この中から、今回は「できているところを『承認』する」ことについて解説していきましょう。

「機能する会話」のベースとして大切なのが、部下への「承認」です。「承認」と聞くと、「褒めるのは苦手なんだよな……」「部下の話に賛同できないのに、それを承認していたらストレスになる」という人も多くいるようです。

ですが、「承認=褒める」ではありません。また、承認と賛同はまったくの別物です。承認は、難しいことではありません。感情を込める必要も、部下を称賛する必要もありません。ただ、部下をよく観察して「できているところ」を見つけてシンプルに「これはできているよ」と指摘するだけです。

以前、課長向けの研修で「承認」の重要性について話したところ、受講生の方から「そういえば、上司から承認されて、すごくうれしくて、自信を取り戻したときのことを思い出しました」という感想をいただいたことがあります。

その方は、自分が新人だったとき、なかなか仕事で成果が出ず、落ち込んでいた時期があり、「この仕事は向いていないから辞めようかな」とまで思い詰めていました。そんなとき、上司との定期面談で「自分は全然仕事ができない。成果を出していない」と話したのです。

すると、上司から「君は、〇〇と△△はできているよ」と言われ、そのひと言でスランプから抜け出すことができたそうです。その方はこう言っていました。

「『自分にもできていることがあったんだ』『この人は自分のできないところだけでなく、できているところも見てくれていたんだ』と、すごくうれしかったし、安心したのを思い出しました。あのひと言がなかったら、会社を辞めていたかもしれません。できていることを指摘する“承認”って、確かにパワフルですね」

部下を承認することができれば、「この上司は、ちゃんと見てくれている。わかってくれている」という安心感が生まれ、それが信頼関係につながっていきます。人は自分のことを深く知ってくれている人に、自然と付いていきたくなるものなのです。

4つの「承認」をシーンごとに使い分ける

実は、承認には「結果承認」「行動承認」「存在承認」「第三者からの承認」という4つの種類があります。

これらをシーンによって使い分けることができるようになれば、部下の意見に同意できないときでも、無駄な対立や感情的なしこりを残さずに、仕事をスムーズに進めることができるようになります。では、1つずつ解説していきましょう。

(1) 結果承認

文字どおり、仕事の結果や成果を承認することです。たとえば、「今期は、前期より16%伸びているね」「商談成立おめでとう」といったもので、承認する対象がわかりやすいため、最も簡単にできるはずです。部下が成果を出したら、それがどんなに小さなものでも、積極的に承認するようにしましょう。

(2) 行動承認

仕事は趣味や遊びではありませんから、結果を出すことをシビアに求められます。そのため、成果や結果が出たときしか部下を承認しないことが多くなってしまいがちです。しかし、経験の少ない部下が、成果・結果を出し続けるのは困難です。さらに、多くの部下は、自身の裁量が少ないため、仕事の成果・結果をコントロールできないことも多いものです。

一方で、成果や結果を出すための行動や努力といった「プロセス」はコントロールすることができます。たとえば「いつも掃除してくれてありがとう」「1人で企画書を作って、商談をまとめられるようになったね」など、このプロセスを承認することが「行動承認」です。

行動承認をすることによって、成果を出していない部下でも好ましい行動を増やしていくことができます。

「ありがとう」と伝えることも大事だ

(3) 存在承認

見落としがちなのが、「あなたがいてくれて助かる」「ありがとう」という、部下の存在そのものへの承認です。

つねに仕事に追われている上司は、部下に対する存在承認を忘れがちです。この状態が続くと、部下は「自分のことを気にかけてくれない」「自分は信頼、評価されていない」などと思い始め、徐々にモチベーションが落ちてしまいます。

存在承認は決して難しいことではありません。朝、笑顔であいさつする。何かしてもらったら「ありがとう」と伝える。名前を呼ぶ。元気がなさそうなら「どうしたの? 大丈夫?」と声をかける。ランチに誘うなど、簡単なことでいいのです。

指示待ち部下は、自信をなくしていることが多いものです。上司から存在を承認されることによって、部下は「上司が気にかけてくれている」「信頼、評価されている」と感じ、自ら考え動くためのモチベーションを手に入れることができるのです。

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(4) 第三者からの承認

これは、「〇〇さんが、あなたの仕事ぶりを褒めていたよ」という事実を伝えることです。

この「第三者からの承認」を「結果承認」や「行動承認」と併せて使うことで、上司の言動に対する信憑性が高まり、部下のモチベーションをより高めることができます。

以上、4つの承認を使い分けると、部下との関係性やモチベーションが劇的に変わります。あなたは、どこまで承認できていますか? ぜひ一度チェックしてみてください。

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提供元:部下との会話が噛み合わない人は何がダメか|東洋経済オンライン

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